現在、多くの企業が業務効率化を図り、その手段の一つとして「RPA」を導入しています。
RPAは24時間365日稼働し、人間に代わる労働力として大きな効果をもたらしてくれます。

一方で、RPAという言葉は聞いたことはあるものの、具体的に何ができるのか分からないという方もいらっしゃるかと思います。

今回の記事では、RPAの概要から、なぜ注目されているのか、そしてバックオフィスにおけるRPA化できる業務例についてご紹介いたします。

もしバックオフィス業務において、「事務作業をもっと効率的に行いたい」「日々のルーチンワークに時間を取られている」といったお悩みをお持ちでしたら、RPAがその解決策となるかも知れません。
この記事が業務改善のご参考になれば幸いです。

1. RPAとは

RPAは、業務を自動化するためのシステムです。
実際に業務をこなすRPAは「ロボット」と呼ばれます。業務ごとにロボットを作成する（業務の手順を教え込む）ことで、パソコンを利用したあらゆる事務作業を自動化することができます。

たとえば、社員が入力した複数の申請書の内容を一つのExcelファイルに統合する作業や、社内システムの入力フォームにコピー&ペーストして登録する作業、他にも顧客データベースを基にメールを一斉配信するなど、定型化された日々の業務は多種多様です。

この繰り返し行う必要のある業務や一定のルールに沿った業務において、RPAは最も効果が得られる業務支援ツールです。

規模の大きな企業ほどこのような繰り返しの定型作業が多く、その分だけ作業時間も多く（場合により終日や数日）取られますよね・・・。

作業パソコンの中にRPAをインストールし、業務の手順を一度登録してしまえば、出勤後の準備時間、ランチタイムや休憩時間、業務終了後の夜間帯などに、ロボットが自分の代わりに作業を済ませてくれます。

2. RPAによる業務効率化が注目される理由

PRAを導入する理由は企業によってさまざまですが、得られる効果は共通していることが挙げられます。

 ヒューマンエラー防止
一度登録した業務内容（ルール）に沿って処理するので人為的エラーはなくなり、質が安定します。

 属人化の防止
RPAに登録した業務内容は他の社員と共有（可視化）可能になります。

 単純作業の軽減
繰り返す作業がなくなり、他の作業を優先して進めることができます。

 作業量への対応
手作業では処理件数に応じて作業時間が増大しますが、ロボットに委ねれば人の作業時間はほとんど変わりません。

3. RPAが得意とする業務

さまざまな業務を自動化できるRPAですが、万能というわけではありません。
RPAにも得意とする業務と不得意とする業務があります。

ここでは、どのような業務がRPAに適しているのか、RPAの特徴をご紹介します。
現在、ご担当されている業務に該当するものがないか是非チェックしてみてくださいね。

01. 単純作業や定型の業務

コピー&ペーストや入力作業がひたすら繰り返される業務など、人の手による作業は避けたい単純作業や定型業務は、RPAが得意とする業務です。

02. ルーチン化されている業務

データの収集や分析業務など、変動のない一定のルールに基づいて処理できる作業や、発注や納品処理などマニュアル化された業務もRPAを使って自動化できます。

03. パソコンのみで完了する業務

大量のデータを収集・分析したり、発送伝票を作成・印刷したり、メールを一斉送信したりなどの業務はパソコンの中で完結するタスクです。

4. バックオフィス業務へのRPA導入例

自動化できる具体的な業務を実際の事例をもとに一部ご紹介します。

 経理・財務部門
　・伝票や請求書のデータ入力、帳簿への記録、経費精算などの作業
　・予算と実績のチェック、予算調整、予算承認などの作業

 人事部門
　・経費申請のチェックから承認、支払いなどの作業
　・社員の出勤、退勤の記録、遅刻や早退の承認、勤怠データ集計などの作業

 総務部門
　・社内の設備や備品の在庫管理、発注書の作成と送付、廃棄物管理などの作業
　・会議室や設備の使用申請

 営業部門
　・顧客発掘のための情報収集、社内共有のための資料化などの作業
　・顧客のステータスに合わせたダイレクトメールの送付

5. ヒトの仕事がロボットに取って代わられてしまう？

「これだけロボットが有能だと人の仕事がなくなってしまうのでは・・」「必要のない従業員が出てくるのでは・・」なんて声もちらほら耳にすることがありますが、そんなことはありません。

ロボットは、休みもミスもなく、決まったルールに基づいて人間が同じ作業をするよりも数倍から数十倍もの作業生産性を発揮してくれますが、人のように状況次第で新たな発見を生み出す創造性はもっていません。また、イレギュラーな事態に遭遇した時の判断もロボットにはできないのです。

それぞれが得意なことを分担することで、人は創造性を存分に発揮できるようになり、その創造性によって作成されるロボットはより便利なものになるでしょう。
それが結果として新たな企業価値を生み出すきっかけとなっていくと私たちは考えています。

6. 最後に

今回の記事では、RPAの特徴やバックオフィス業務における導入事例などをご紹介しました。

RPAを活用することで、これまで人間が行っていた定型作業を、ボタン1つでロボットに代行してもらうことが可能です。とはいえ、中には「RPA導入を検討しているけれども、どの業務が自動化可能か分からない」という方もいらっしゃるかと思います。

弊社ではそうしたお悩みをお持ちの方に向けて、状況をヒアリングのうえ、自動化可能な業務・人間でなければできない業務の分析を行っております。ツールの選定、導入～保守までワンストップでご支援することも可能ですので、ぜひお気軽にご相談くださいませ。

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