昨今、従業員の健康とワークライフバランスの重要性がますますクローズアップされ、企業においてもこれまで以上に働き方改革の推進が求められています。

特に、「残業時間の削減」は企業の大きな課題のひとつです。しかし、これまで残業時間で行っていた業務を、急に定時内で終わらせることは容易ではありません。そのため企業として、残業対策に繋がる明確な施策を打つ必要があります。

本記事では残業時間を削減するメリットや、取り組むべき残業対策の具体例を厳選してご紹介いたします。ぜひ、お役立ていただければ幸いです。

1. 残業時間を削減する目的・メリット

残業時間を削減することは、企業にとっても従業員にとっても、多くのメリットをもたらします。本章では、残業対策をする目的や得られるメリットについてご紹介します。

慢性的な残業が発生している環境では、従業員は「どうせ残業すればいい」という考えに陥りがちです。こうした考えが広がると、時間内に終わるはずの内容も残業時間にまわし、ダラダラと作業をすることが習慣化してしまいます。残業対策を行うことで、従業員は集中して効率的に仕事に取り組む意識が高まり、結果的に生産性の向上に繋がります。

従業員は適正な労働時間で働くことで、十分な休息を得ることができ、プライベートの時間もしっかり確保できます。逆に、残業による長時間の労働が続くと、睡眠不足やストレスで体調を崩す恐れや、会社への不満が募りモチベーション低下にも繋がります。

日々の残業により発生した健康状態の異常は、休職や離職の原因にも直結します。たとえ健康であっても、プライベートの充実を目的に転職する従業員も出てくることが予想されます。企業が残業対策を行い働きやすい環境を整備することで、離職率が低下し、人材の定着が期待できます。

残業が減ると、当然ながら残業手当の支払い額も減少するため、人件費の削減に繋がります。また残業中のオフィスの光熱費といったコストも削減できます。

2. 残業時間削減に効果的な具体策６選

このように、残業対策をすることは従業員と企業双方にメリットをもたらします。

逆にいうと、残業が続く状態を放置してしまうと、生産性の低下や、大切な従業員の健康状態やワークライフバランスの乱れに繋がり、場合によっては離職してしまう可能性も。そうした事態を防ぐためにも、企業として一刻も早い対策を打つことが求められています。

以下に、企業が取り組むべき残業の削減対策を6つご紹介します。
　
　

残業を削減するためには、まず業務プロセスを細分化して現状を把握することが重要です。

そのために、まずは毎日行う作業から月に数回の作業まで、自身の担当業務をできるだけ多く洗い出し、内容と作業ごとの所要時間を見える化しましょう。その後、作業工程に無駄がないか、どの部分を改善すれば時間短縮できるかを検討していきます。

そのうえで、社内でリソースの再配分を行ったり、余分な作業フローを取り除いたり、といった適切な改善を行うことで、残業時間の削減に繋がります。もし社内リソースでの改善が難しい場合は、後述するアウトソーシングの活用や、業務自動化ツールの導入も検討対象に入れてみましょう。
　
　

「アウトソーシング」とは、社内業務の一部を外部企業に委託することを指します。業務例は多岐にわたり、データ入力や各種申請などの事務作業、応募者の管理や説明会の代行といった採用面のサポート、コールセンター、テレアポの代行などがあります。

ノンコア業務をアウトソーシングすれば、社内のリソース不足が解消し、従業員はコア業務に集中できます。また、委託先企業の技術や専門的なノウハウを取り入れることができるといった良さもあります。

注意点としては、社内の情報を外部に渡すため、情報漏洩のリスクが高まることが挙げられます。業務内容によっては、顧客や応募者に関する機密情報などを提供することもあるため、事前に委託先のセキュリティレベルを確認し、情報の取り扱いに関する契約を交わしておきましょう。
　
　

自身の作業内容を改めて確認すると、予想以上に定型業務に時間を費やしているケースも多くあります。こうした定型業務は、人間ではなく、「RPA」のような自動化システムに任せるのもひとつの手段です。

RPAは一言でいえば、「パソコン上で行う定型作業（ルール化できる作業）のほぼ全て」を代行することができるシステムで、大量のデータを扱う業務、複数のアプリケーションを横断するような業務も得意分野です。

自動化できる具体例として、見積書・請求書の自動作成、定型メールの自動送信、問い合わせ対応、勤怠や在庫管理などが挙げられます。こうした定型業務を人間の手で行うと、多くの時間を取られてしまい、本来取り組みたかったコア業務に手をつけられず、残業に繋がりがちです。

RPAは私たち人間の代わりに24時間365日ミスなく稼働してくれるため、残業対策にも、作業の正確さの向上にも非常に適した存在だといえます。
　
　

残業対策として、新たな勤務制度を導入することも効果的です。

代表的なものとして「フレックスタイム制」の導入が挙げられます。フレックスタイム制は、一定期間内であらかじめ定められた総労働時間の範囲内で、⽇々の始業・終業時刻を従業員自身で自由に決めることのできる制度です。また「コアタイム」と呼ばれる必ず勤務する時間帯を設けることで、業務上のコミュニケーションが取りにくいといったリスクを防ぐことができます。

フレックスタイム制を導入することで、仕事の少ない日は早めに切り上げ、その分忙しい日に多めに働くことが可能になります。時間を効率的に使うことで、従業員はプライベートの予定が立てやすくなるといったメリットがあり、企業としても、無駄な残業代を削減でき、多様な働き方を採用活動においてアピールできるという利点があります。
　
　

「事前申告制」は、残業が必要な場合は事前に会社に申請し、承認を受けることを義務付けるものです。この制度を導入することにより、従業員は時間内に仕事を終わらせる意識が高まるため、無駄な残業の抑制に繋がります。

また申請時には理由が必要なため、「周囲が残っているため、自分もなんとなく残業する」「急ぎではないが、残業代がほしいので残業する」のような、非効率的で、無駄な残業を減らす効果をもたらします。従業員は業務の都合上必要なタイミングにのみ残業を行う習慣ができ、企業としてメリハリのある働き方を促進できます。
　
　

「ノー残業デー」とは、会社全体あるいは部署単位で、特定の曜日や日にちを定め、対象日は定時で帰ることを推奨する取り組みのことです。一緒に働くメンバーが定時退勤するため、就業時間内に仕事を終わらせる意識が高まる点、終業後の予定を前もって立てやすくなり、ワークライフバランスを充実させることができる点がメリットとして挙げられます。

業務上特定の日を設けることが実施が難しい場合は、Aグループは水曜日、Bグループは木曜日、というように交代制で設定するのもひとつの手です。

注意点として、他の日の業務を圧迫してしまうリスクが挙げられます。制度導入の際は、ノー残業デー以外の日も労働時間を短縮できるよう、根本的な業務プロセスの見直しも同時に行うことを推奨します。

3. 定型業務はすべてRPAにお任せ！

残業が増える要因として、業務量に対して社内リソースが足りていないことも多くあります。

企業として「残業の事前申告制」「ノー残業デー」のような制度を導入することは、従業員の残業削減への意識を高める良い策だといえますが、そもそものリソースが不足している場合は、まずはアウトソーシングの活用やRPAなどの自動化ツールの導入の検討からはじめてみましょう。

弊社では、RPAの導入により、対象部門の月間作業時間を225時間削減した実績がございます。（対象5名）※弊社実績に準拠 また、RPAを活用することで、5人で回していた業務を2人で回せるようになったクライアント様もいらっしゃいます。

RPAは一定のルールに基づいて進行するため、人為的なミスのリスクもなく、効率的かつ正確に処理が可能です。ぜひ定型業務はRPAに全部任せるくらいの気持ちで仕事をふっていただければと思います。

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4.終わりに

今回は、企業が取り組むべき残業対策6選をご紹介しました。
働き方改革が進む中、労働環境の改善はますます重要となっています。ぜひ自社に合った対策を実践いただき、従業員の働きやすさや生産性を向上させる一助となれば幸いです。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。