業務情報の蓄積・活用の基盤として、kintoneを導入する企業が増えています。

kintoneは手軽に設定できるプラットフォームなため、社内だけで設定を進められるケースもありますが、最初の一歩は要件整理やデータ設計、権限・承認フローの構築、外部連携やプラグイン選定など、つまずきやすい壁が多いのも事実です。

そのため、「導入・初期構築はIT企業に任せ、運用が軌道に乗った後は自社でメンテナンスをしたい」という企業様もいらっしゃいます。

しかし、いざ自社でメンテナンスしようとすると、
・メンテナンスを行うための技術をどう習得するか
・社内の誰が担当するのか
・そもそも何から始めたらよいか
等々、いわゆる「内製化」にまつわるお悩みが生じることもあります。

こうした課題を解消するため、弊社では、お客様企業自らがkintoneアプリをメンテナンスできるよう支援する「内製化支援」を行っています。今回はその流れをご紹介します。
　

1. 内製化のメリット

まずは、kintoneの内製化によって得られる主なメリットをご紹介します。
　　　　

システムの修正依頼の中には、基本的な知識があれば社内で対応できる内容も見受けられます。

こうした簡易的な修正を自社で行えるようになることで、外部への依頼回数を減らし、コストを抑えられます。また、「修正したい」と思ったタイミングですぐに対応でき、業務の停滞を防ぎながらスピーディに改善を進められるようになります。

kintoneでできることを理解していくなかで、「この機能を使えば、あの業務も改善できそう」「このやり方、もっと効率化できるかも」といったアイデアが浮かびやすくなります。

ツールの操作方法を知ることで、これまで当たり前だと思っていた業務の進め方を見直すきっかけにもなり、新たな改善につながる点も大きなメリットです。

2. 内製化支援の進め方

弊社では、あらかじめ決まった研修を提供するのではなく、お客様の状況や目的に合わせて内容を設計することを重視しています。

内製化支援は、以下のような流れで進めていきます。

ここからは、各ステップについて詳しく紹介いたします。

◆ ヒアリング

内製化とひとくちに言っても、適切な進め方や担当者のスキルレベル、ゴールは企業によって異なります。そのため本フェーズでは、まず丁寧にヒアリングを行い、「最終的にどこまでできるようになりたいか」を一緒に整理していきます。

≪ヒアリング項目の例≫

「簡単な修正を自社で対応できるようになりたい」「アプリ作成を自社で行いたい」など、目的やご要望は多岐にわたります。そのため、まずは 目指す姿を一緒にすり合わせていきます。

kintoneに関する知識やご担当者様のスキルレベルも様々です。
例えば、「知識ゼロの状態から、まずは簡単な保守作業を自社で対応できるようになりたい」といったご要望がある場合は、それに沿った研修内容を設計します。

現在どのように活用しているか、または今後どのように活用したいかを伺い、ご状況に合った内容に調整しています。
　

スケジュールについてもこの段階でご相談を承ります。「週1回なら参加可能」「月1回ペースであれば無理なく進められる」など、無理のない計画を一緒に組み立てていきます。

これらの情報は、後述の「カリキュラムの構築」において、お客様に最適化した研修内容を設計するための重要な材料となります。

◆カリキュラムの構築

ヒアリング内容をもとに、研修の方向性やスケジュールを定めていきます。

≪カリキュラムのポイント≫

必要に応じて、現時点では使用しない機能を対象外とするなど、内容を取捨選択しながら、利用目的や改善ニーズに沿った最適なカリキュラムを設計します。
　

研修内容は、担当者様のスキルレベルに応じて調整します。
kintoneの知識がないお客様には、アプリの基本操作から丁寧にレクチャーを行います。
一方、すでに知識があるお客様には、基礎部分は簡潔に触れる程度に留め、後述の「実践的な研修フェーズ」から集中的に進めていきます。
　

研修の途中で「もう少しレベルを上げたい」「スケジュールを再調整したい」といったご要望があった場合も、柔軟に対応できる体制を整えています。

◆基礎研修

基礎研修では、kintoneの基本的な使い方に加え、普段はあまり触れる機会のない設定画面の操作方法についてもレクチャーします。
日常的な操作だけでなく、設定変更や機能追加を自社で行えるよう、「運用者視点」と「管理者視点」の両方から学んでいただきます。

まずは、kintoneで使用する用語や基本機能について理解を深めていただくところから始めます。
例えば、kintoneのトップ画面に表示される「スペース」について、「スペースとは何か」「どのように設定するのか」といった基礎概念を説明するところから入ります。

その後、弊社が用意した練習用アプリを実際に作成していただきながら、基本的な操作方法を実践的に学んでいただきます。

このように、「用語・基本機能の紹介」→「設定方法のレクチャー」→「練習アプリを使った実践」といったステップで進めていくため、知識ゼロの状態からでも安心して受講いただけます。

◆内製化に向けた課題整理

基礎知識を身に着けていただいた段階で、改めて現状の課題整理を行います。

最初のヒアリング時に課題を伺いますが、冒頭でお伝えした「メリット2」にある通り、kintoneの使い方やできることを理解した後に、初めて気づける課題も多くあります。そのため、このタイミングで再度整理を行うことが重要です。

課題の洗い出しはお客様だけでなく、弊社からの改善提案もあわせて行います。
お客様の「業務の専門家としての視点」と、弊社の「技術的な専門知識を持つ視点」を組み合わせることで、より多くの改善ポイントを見つけ出し、今後の改善につなげることを目的としています。

◆課題を基にした実践的な研修

基礎研修ではこちらが指定した通りにアプリを作成していただきますが、このフェーズでは、ヒアリングや課題整理で挙がった内容をもとに、実際の業務アプリの改修に取り組んでいただきます。

進め方としては、まず弊社から「この課題は、この設定を行えば解決できます」といった形で、解決の方向性をアドバイスします。そのうえで、実際の設定作業はお客様ご自身で進めていただきます。作業中は弊社担当が画面を確認しながらサポートしますので、つまずいた際もすぐに相談でき、安心して取り組んでいただけます。

実際の業務アプリを題材に、課題を一つずつ解決していくことで、設定の考え方や改修の進め方など、実務に直結する技術が身についていきます。

以上のステップを通して、最終的にはお客様自身で開発・改修ができるよう、サポートを行っております。

≪課題例≫

ここからは、過去の研修の中で実際に挙がった課題と、その解決方法をご紹介します。
　

実例①

課題：作成済みのアプリが増え、使用したいものを探しづらい。

 解決手段
アプリ一覧を作成できるプラグイン（拡張機能）の導入を提案し、導入いただきました。
これにより、カテゴリ化された一覧から目的のアプリをスムーズに検索できるようになりました。
使用するプラグインの選定と設定方法のレクチャーは弊社が行い、実際の設定作業はお客様ご自身で実施されました。

実例②

課題：入力方式が「有り／無し」のプルダウン形式で、入力が手間

 解決手段
「有り／無し」を毎回プルダウンから選択する手間が発生していたので、ワンクリックで入力できるチェックボックス形式への変更をご提案しました。メリットをご理解いただき、一緒に設定変更を行いました。

▲変更前

▲変更後
　

実例③

課題：郵便番号を入力した際に、該当住所を自動表示できるようにしたい。

 解決手段
①と同様に、該当機能を実現できるプラグインを導入することで解決しました。
住所自動入力に対応したプラグインを利用することで、郵便番号を入力するだけで 都道府県から番地まで自動反映されるようになりました。

◆サポート体制

研修中の不明点については、その場でご質問いただけるのはもちろん、研修期間内であれば、それ以外のタイミングでもご相談いただける体制を整えています。

研修終了後については、弊社と保守契約を締結いただいているお客様を対象に、契約範囲内の保守時間にて継続的なサポートを行っています。

3.おわりに

オルトロボの研修は、内製化の目的・ゴールを明確にしたうえで、業務内容・kintoneの利用状況・ご担当者様のスキルレベルに合わせて、実務に直結する内容へ柔軟にカスタマイズして設計しています。

あわせて、研修期間中は気軽にご相談いただけるサポート体制を整えており、安心して学習を進めていただける環境です。

内製化に興味はあるものの、「何から始めればよいか分からない」といった段階からでもご相談いただけますので、お気軽にお問い合わせください。御社のご状況に合わせた進め方をご提案させていただきます。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。