こんにちは、オルトロボでRPAエンジニアとして働くYです！

早速ですが、皆さまの会社での業務効率化・DX推進の状況はいかがですか？
近年、多くの企業が業務効率化やDX推進を目的に、RPA、AI、ローコードツールなどを導入しています。

一方で、「RPAを導入したものの、どの業務を自動化すれば良いのか分からない…」「内製化(※)で業務の自動化範囲を広げようとしたが、うまくいかない…」といった課題に直面している企業も少なくありません。 また、これからRPA導入を検討している企業の中には、「本当にうまく活用できるのだろうか？」と不安を感じる方もいるでしょう。

そこで今回は、RPAを導入し業務自動化を成功させるために必要な、3つの検討ポイントを紹介します。

※内製化：もともと外部委託していた自動化の開発や教育を自社のリソースのみで行うこと

1. 自動化すべき業務の選定

RPAは、すべての業務に適用できる（適用して効果がある）わけではありません。
そのため、「とにかく何でもRPAで自動化すれば良い！」という考え方は危険です。

まずは、以下の2ステップで業務を選定します。

①対象業務候補の洗い出し
自動化検討の第一歩は、対象となり得る業務候補の洗い出しです。
対象となり得る業務の候補、発生量、利用するデータ、処理の内容などを正確に把握しましょう。

②自動化に適した業務かの判断
以下のような業務は、RPAに適しています。

1. ルール化できる業務

自動化をする対象の業務は、手順や判断基準が明確であるべきです。
例えば、「データを単純にシステムに転記する」「定型フォーマットに基づいて請求書を処理する」といった業務は、自動化が容易です。
判断基準が明文化されていない業務は、あらかじめルールを整理し、明確にする必要があります。
また、あまりにルールが複雑な業務は、自動化に向かない可能性があります。
業務のルールが明確であるか・できるか、ルールがどの程度複雑になるかを確認しましょう。

2. ルールの変更が少ない業務

RPAは、設定されたルールに沿って、人の代わりに業務を自動実行する存在です。
ルールの変更が頻繁な環境では、メンテナンスコストが増大してしまいます。
導入前に業務ルール・手順の安定性を確認し、長期間にわたって安定した運用が可能かどうかを検討しましょう。
また、近い将来にシステム変更の予定がないかも併せて確認しましょう。

3. 処理量が多い業務

業務の頻度や一回あたりの処理量が多いものほど、自動化は効果を発揮します。
月に1回しか発生しない業務よりも毎日行われる業務、1度に1データしか処理しない業務よりも100データを一括処理する業務の方が、自動化による効果が大きいことは想像に難くないかと思います。
また、業務量が増えれば増えるほど発生しやすくなってしまうヒューマンエラーも、自動化をすれば防ぐことが可能です。

上記のポイントを踏まえ、①で洗い出した候補を精査し、RPAの対象となりえる業務がどの程度あるか確認しましょう。

2. コストと効果の見積

RPA導入には、ライセンス費用・開発費用・運用コストがかかります。
そのため、導入前に「本当にRPAを導入すべきか？」を検討することが不可欠です。

たとえば、以下のようにコストと効果の試算を行います。

①現在業務にかかっている人件費（年間800時間 × 時給2,000円 ＝ 160万円）
②RPA導入コスト（ライセンス費用＋開発費用＝200万円）
③運用コスト（ライセンス費用＋メンテナンス費用＝70万円／年）
→ 2年目の途中でコスト回収が見込める！

なお、2025年度は「IT導入補助金2025」を活用することで、RPA導入費用の一部を補助してもらうことも可能です。 補助金を活用し導入のハードルを下げるのも一つの手です。

3. 導入後の運用体制の明確化

RPAは導入して終わりではなく、運用を継続できる体制を整えることが重要です。

 運用体制のポイント
・RPAの運用担当者を決める
・エラー発生時の対応フローを用意する
・内製化計画・教育を行う

不意なシステム変更などによってエラーが発生することがあったとして、すぐに対応できる担当者がいないと「結局、人が手作業で対応しないといけない」という状況になりかねません。そうした事態が度重なると、「RPAは使えない」と感じてしまう可能性も。

本来の効果を発揮させることができずにRPAの利用を中断する判断になってしまわないよう、導入段階から「誰が運用を管理するのか？」を明確にしておくことが成功のカギとなります。

4. おわりに

いかがでしたでしょうか？
RPAを導入し業務自動化を成功させるには、以上のような3つのポイントで事前検討をすることが大切です。

なお、「自動化＝RPA」と考えがちですが、RPA以外の選択肢もあります。内製化を望まない場合や、自動化の内容、予算などによっては、別の方法の方が適している場合もあるでしょう。様々な選択肢を視野に入れ、本当に自社に適した方法を見極めることが重要です。

もし、「自社にとってどの方法がベストか分からない…」とお悩みの方は、ぜひ一度弊社までご相談ください！
貴社に最適な業務自動化の方法をご提案いたします。